Planning: Het rationele stuk van timemanagement

Als ondernemer kom je voor grote uitdagingen te staan als het gaat om je tijdsplanning. Wie, wat, waar, waarom, wanneer, hoe?! Personeelsplanning en aansturing, facturatie, liquiditeit, sales, klantafhandeling, orderbegeleiding, marketing en relatiebeheer. Het valt niet mee om het in een werkdag allemaal aandacht te geven. Zelf heb ik een team waarmee we samen al deze werkzaamheden uitvoeren. Iedereen heeft zijn verantwoordelijkheid waardoor het redelijk overzichtelijk blijft.

Maar als je ZZP-er bent, heb je geen enkele back-up. Je staat er dan helemaal alleen voor. Een behoorlijke uitdaging! Slim omgaan met je tijd is dus essentieel bij het runnen van je business.
Als je nekharen overeind gaan staan van het woord planning, lees dan vooral door. Geef deze insight een kans. Je hoeft niet alles toe te passen! Niet iedereen houdt van plannen. Sommigen vinden dit overdreven en denken dat het allemaal wel goed komt. Anderen hebben alles in hun leven zo strak ingepland dat er geen ruimte is om leuke, spontane dingen te doen.

Om een goede planning te kunnen maken, moet je eerst weten wat voor jou echt belangrijk is. Voor iedereen geldt natuurlijk iets anders. Er bestaat geen goed of fout. Houd wel rekening met het feit dat jouw prioriteiten in de lijn liggen met de doelen die je voor jezelf hebt gesteld. Timemanagement is zelfmanagement, dus is het belangrijk dat jij bepaalt wat jouw prioriteiten zijn.

Wat voor soort prioriteiten heb jij jezelf gesteld?
Houd jij je eigenlijk wel bezig met belangrijke zaken?
Of stel je deze uit totdat je echt geen andere keuze meer hebt?
Om met een rustig gevoel je werkdag af te sluiten, is het aan te bevelen om de na je werkdag – of aan het einde van je werkdag – een planning te maken. Het werk van die dag zit dan nog vers in je systeem en je weet alle ins en outs van die dag nog haarfijn op te sommen. Voor mij persoonlijk werkt dit super goed!

Ik stap dan op de fiets of in de auto terug naar huis met een geruststellend gevoel. Zonder dat er nog allerlei onafgemaakte zaken rondspoken in mijn hoofd. Als ik dit niet doe, kan het wel eens voorkomen dat ik ‘s avonds zit te eten en er ineens mij iets te binnen schiet wat we vergeten zijn. Dat is op zichzelf geen grote ramp, maar als het een standaard gegeven is dat je altijd met een vol hoofd thuis gaat, kan dat problemen veroorzaken in je relatie of aan het thuisfront.
Dat is je basis, dus waarom zou je daar onnodige problemen willen veroorzaken?

Met een planning aan het einde van de dag voorkom je dit soort ongein. Voorkomen is beter dan genezen.

Slik de kikker als eerste!
‘Wat bedoel je hier nu weer mee?’, zul je wel denken. Iedereen heeft leuke en minder leuke taken die hij moet uitvoeren. Sommigen hebben de neiging om deze minder leuke dingen (de kikker) de hele dag voor zich uit te schuiven.
De minder leuke taak blijft dan hangen in je onderbewustzijn en – of je het nu wilt of niet – de vooruitgeschoven taak heeft de hele dag negatief effect op je productiviteit.
Daarom beveel ik je van harte aan: Slik de kikker als eerste.
Doe datgene waar je de grootste hekel aan hebt als allereerste. Stel het eens niet een dag, een week of zelfs twee weken uit. Wees eerlijk naar jezelf! Je ontneemt jezelf rust en je bezorgt jezelf alleen maar onnodig veel stress door alsmaar de minst leuke taken voor je uit te schuiven. Time- ofwel zelfmanagement gaat over jou, het gaat over meer doen in minder tijd.

Hoe kun je meer doen in minder tijd als jij je onprettig voelt? Als jij je eigen planning gaat maken, is het goed om er rekening mee te houden op welk moment je het meest productief bent.

Persoonlijk ben ik bijvoorbeeld van 8.30 uur – 15.00 uur op mijn sterkst. In deze uren kan ik de meeste productie draaien. De zogenaamde A-taken plannen we in deze uren in. B-taken delegeer ik gedurende de dag en C-taken plan ik altijd aan het eind van de dag. Hier neem ik ruimschoots de tijd voor, want routinewerk is niet echt mijn ding. Maar het moet toch gebeuren!
Vraag jezelf bij het maken van je planning het volgende af:
1) Waarom plan ik deze taak? Welke doelen zijn gebaat bij deze activiteit?
2) Waarom plan ik dat ik dit uitvoer?; is dit wel een taak die behoort bij mijn functie?
3) Waarom plan ik het nu te doen, welke prioriteit heeft dit eigenlijk, heb ik niet iets belangrijkers te doen?

Succes met de tijd van je leven!

Bram